#Ohjelmistoyrittajat

Miksi ja mitä osa-alueita kannattaa ulkoistaa? Voiko ulkoistamisen kautta paremmin keskittyä ydinliiketoimintaosaamiseen ja laadun parantamiseen? Voiko oikein suunniteltu ja johdettu ulkoistaminen vaikuttaa ohjelmistoyritysten kasvuun, kansainvälistymiseen ja innovatiivisuuteen?

OHJELMA:

18:00 Tilaisuuden avaus

18:10 "Ohjelmistoteollisuuden ulkoistamisen trendejä":
Jyrki Härkki ja Hanna Marttinen-Deakins Finprolta

18:30 Paneeli
Moderaattori: Matti Kari, partneri, Aldea Oy

Panelistit:

* Pentti Heikkinen, Gateway Technolabs Finland (ent. TietoEnatorin toimitusjohtaja)
* Ekaterina Ignatieva, Astrosoft
* Anthony Gyursanszky, toimitusjohtaja, Endero Oy

Jyrki Härkki, Finpro

Esittelyssä käytännön case Comptelilta, kohteena Itä-Eurooppa.

Comptelin yritysesittelyä lyhyesti. Asiakkaita (operaattoreita) 85 maassa.

Projektissa haluttiin parantaa asiakaspalvelua ja olla lähempänä asiakasta. Tavoitteena ulkoistamisesta tietysti myös kustannushyödyt.

Haluttiin perustaa asiakashallintakeskus (esim. after sales, help desk). Alunperin maat: Tsekit, Slovakia, Puola, Unkari, Romania, Bulgaria. Keskusteltiin myös Ukrainasta ja Venäjästä.

Comptel halusi löytää parhaan sijaintipaikan: operaattoriasiakkaat sijoittuvat lähes joka maahan sikinsokin.

Oli kaksi vaihtoehtoa: ihan puhdas pöytä (oma yhtiö) tai ns. BOT-malli (kumppanin käyttö paikanpäällä):

Hanke käynnistyi Finpron kanssa 2008, kun Comptel oli tutkinut markkinoita jonkin aikaa.

Venäjä ja Ukraina pudotettiin pois: matkustaminen vaikeaa viisumimääräysten vuoksi.

Projektin kulku:
- Kick off Suomessa
- etsittiin mahdollisia paikkakuntia
- johtopäätöksiä ja suositteluja
- vierailu kohdemaassa (sekä Finpro että Comptel)
- operaatiomuodon valinta
- sopimukset
- hommien aloitus

Kick off -tilaisuuden mietintöjä:

• missä ovat nykyiset ja tulevat asiakkaat
• mitä tuotteita kehitetään keskuksessa
• mikä työnjako suomen ja kohdemaan välillä
• millaista osaamista siellä tarvitaan vuosien mittaan
• mitä muita kriteerejä valinnalle

Kriteerejä

• kustannustekijät merkittävä kriteeri: mitkä ovat henkilöstökulut nyt ja tulevaisuudessa, entä toimitilojen kustannukset
• osaamisen löytyminen: opertaation oltava tarpeeksi suuri, jotta se on kannattava eli n. sata henkilöä
• kompetenssia saadaan olemassaolevista alan firmoista
• toisaalta työvoiman vaihtuvuuden kannalta markkina ei saisi olla ylikuumentunut
• millaisia koulutusohjelmia yliopistoissa? vastaako Comptelin osaamistarvetta?
• englannin puhetaito

Muita tekijöitä:

• ei liian pieni paikkakunta (mieluusti vähintään 250 000 asukasta)
• houkuttelevuus
• hyvät yhteydet Suomesta ja Oslosta
• tuotekehityskulttuuri

Mahdollisten paikkakuntien kartoitus käynnistyi.

Esim. Bulgaria, Romania, Unkari, Slovakia, Tsekit - kaikista useampia kaupunkeja.

Puola hieman epäilytti: ei ihan ehkä ydinaluetta. Selvitettiin palkkakustannuksia, jotka havaittiin korkeiksi ja näin Puola karsittiin pois.

Valittiin useampia kaupunkia tarkasteluun: palkkakustannukset, kustannusten nousu, vuokrat..

Lisäksi kartoitettiin valmistuneiden määrää: olemassaoleva ohjelmistoteollisuus, kv-liiketoimintakulttuuri jne.
Samoin tutkittiin korruptiota ja maiden riskiluokituksia, kuinka houkutteleva expatille, logistiikka... Karsittiin pois, jos yhteydet havaittiin hankaliksi.

Saatiin tulokset:

• kaikissa paikissa tarpeeksi osaamista
• Brno ja Budapest houkuttelevia, mutta kustannustaso korkea
• Kosice ja Szeged hankalien yhteyksien päässä
• Sofia ja Varna osuivat hyvin Comptelin kriteereihin, myös Bukarest ja Cluj Napoca (tosin ylikuumentumista havaitttavissa)

--> Bulgaria valittiin, Romania pidettiin mukana tarkastelussa

Vierailuohjelma Sofiassa, Varnassa, Plovdivissa.

• tavattiin paikallisia ohjelmistoyrittäjiä, reksyfirmoja, yliopistoja, business parks jne.

Lopputulos:

BOT-malli paikallisen yrityksen kanssa. Viime vuoden joulukuussa allekirjoitettiin yhteistyösopimus.

Yhteistyö on lähtenyt hyvin liikkeelle ja Comptel on tyytyväinen.

Hanna Marttinen-Deakins

Aasia ja ulkoistaminen

• tyypillisimmät paikat Intia, Kiina (muutama kaupunki), Vietnam (lähinnä etelä), jonkin verran Filippiinit (rooli heikentynyt viime aikoina, syynä työmarkkinat), Malesia (monikulttuurinen, hyvä englanti), Bangladesh (softakehityskulut n. 50 % Intian kuluista viimeisten tietojen mukaan)

Voi miettiä, että lähdetään kustannusten perässä. Perustamispäätöksissä tietyti paljon muitakin tärkeitä elementtejä.

Fyysinen läsnäolo tullut esiin viime aikoina: t&k-puolella vaaditaan yhä enemmän. Suomessa ei ehkä osata ajatella riittävän tarkkaan, vaan keskitytään kustannuksiin.

Toinen tekijä projektihallinnalliset kyvyt. Onko kyseisessä maassa tähän osaamista?

Mitä ostetaan ja teetetään muilla? Tavallinen ulkoistaminen (mennään itse muualle tai teetätetään muilla) on toiminut suhteellisen hyvin ja varmaan toimii tulevaisuudessakin, mutta maailma on muuttumassa.
Esim. matkapuhelinmarkkinoilla pienet toimijat tuovat valtavasti uusia malleja nopeaan tahtiin: nämä yritykset tyypillisesti ostavat esim. kamerakännykän kameran osaamisen jostain muualta. Se on valmis, ei tarvitse käyttää omaa resurssointia. Kilpailussa on vain pärjättävä muilla ominaisuuksilla, esim. design tai jakelutie.

Lisäksi havaittu viime aikoina: kun vaaditaan fyysistä läsnäoloa, niin on firmoja, jotka myyvät "älyä" eli myyvät muutaman ihmisen erityisesti pienemmän yrityksen käyttöön.

Vuorossa panelikeskustelu, vetää Matti Kari, mukana

• Pentti Heikkinen, Gateway Technolabs Finland (ent. TietoEnatorin toimitusjohtaja): kokemusta ulkoistamistoiminnoista. Noin tuhannen ihmisen yhtiö Intiassa.
• Ekaterina Ignatieva, Astrosoft: markkinointivastaava, venäläinen yritys, joka tekee kehitystyötä yrityksille Pohjoismaissa ja Keski-Euroopassa (esim. ohjelmistotuotantoa alihankintana)
• Anthony Gyursanszky, toimitusjohtaja, Endero Oy: tj:n lisäksi johtava konsultti mm. tuotekehityksessä.

Mitä tarkoitetaan ulkoistamisella?

Heikkinen:
Laajasti ymmärrettynä voi olla hyvin laajaa. 80-luvulla ryhdyttiin ulkoistamaan IT-osastoja, myöhemmin infraa. Tuotekehitys tyypillinen ulkoistaminen.
Laajassa mielessä ulkoistamista kaikki, mitä ei itse tehdä: kaikki resurssien ostaminen ulkoa. Onko järkevää tehdä kotimaassa vai muualla?

Gyursanszky:
Prosessinäkökulma: tuoteorganisaatiot voivat ulkoistaa esim. tuotehallintaa. Roolit: tuotekehitysroolit, testaajat, kehittäjät jne. Ohjelmiston elinkaari: uusien konseptien määrittely, uuden tuotteen rakentaminen, olemassa olevan tuotteen kehittely.

Missä tilanteissa ulkoistaminen on todellinen vaihtoehto?

Heikkinen:
Jokainen ulkoistaminen on erilainen. On määriteltävä, mitä nyt ollaan hakemassa. Ensin kannattaa miettiä, miksi on ulkoistamista tekemässä. MIkä on strateginen tavoite?
Kriteeristö: kustannusetu ilmeinen. Ja sitten muut: kompetenssi jne.
Yksi näkökulma: on tuote käsissä ja halutaan päästä isoon markkinaan (Venäjä, Intia): voidaan rakentaa paikallisuus yhdistettynä edullisempaan valmistukseen.

Ignatieva:
Usein meidän asiakkaillamme ei ole omia resursseja eikä ole osaamista kyseisellä alalla. Toinen tapaus on se, että halutaan nopeuttaa tuotteen valmistumista. Kolmas syy: olemassaoleva vanha ohjelmisto, jonka halutaan toimivan, mutta ei haluta käyttää siihen omia resursseja.

Gyursanszky:
Perinteinen, isompien yritysten näkökulma on ollut kustannustehokkuus. Nyt sitten hinta ei ehkä enää se oleellisin.
Osaamisstrategia ajaa nyt eteenpäin: avoimen innovaation kautta kumppani tuo luotettavan partnerin.
Lisäksi yksi näkökulma lyhyen aikavälin osaamispuutteen paikkaaminen.
Pitkäjänteinen ulkoistus nyt kuitenkin tärkeää.

Ulkoistamisen motiivit. Mitä hyötyä voidaan saavuttaa?

Heikkinen:
Iso ero sen mukana, onko yritys pieni vai iso. Tietoenatorilla oli omassa kokoluokassaan erilaiset mahdollisuudet kuin pienellä firmalla.
"Me haluttiin tuoda markkinoille pienten ja keskisuurten yritysten offshore -osasto."

Gyursanszky:
Kun ei ole mahdollista katsoa pitkällä tähtäimellä, vaan halutaan ratkaisu siihen, että olisi vuoden kuluttua myytävää markkinoilla. Metafora: ulkoistustilanne on helposti kuin järvi, mietitään, mitä sinne pitäisi saada. Mutta ehkä pitäisi ajatella, että ulkoistaminen on kuin joki: kasvaa, on dynaaminen, menee eteenpäin, on katsottava ylävirtaan, mitä on tulossa.
Mutta usein ulkoistamistarve tulee nopeasti ja päätös pitää tehdä vähäiselläkin tiedolla

Ignatieva:
Yrityksillä tarve tiettyyn projektin viemiseen. Tarvitaan joku valmis lähestymistapa.

Miten löytää hyvän ulkoistamiskumppanin? Mitkä ovat peruskriteerit?

Gyursanszky:
Pitää uskaltaa rehellisesti arvioida, mitä ei osata ja mitä osataan. Sen myötä sitten voidaan ottaa ulkoistamiskumppani, kehityskumppani, jolla on tarvittu osaaminen.
Onko oma yritys valmis siihen? Vaatii myös sosiaalista osaamista organisaatiolta.
Jos ei olla ihan varmoja, niin tarvitaan kumppani, joka osaa arvioida, mitä tarvitaan.
Entä jos kumppanille joudutaan opettamaan asioita? Silloin tarvitaan kumppani, jonka kanssa pystytään puhumaan samaa kieltä.
Moniulotteinen ammattitaito tärkeä kriteeri.

Heikkinen:
Joustot ovat tänä päivänä tärkeitä. Taantuma-aikana korostuu: muutetaan kiinteät kulut muuttuviksi kuluiksi. Voi pelastaa yrityksen olemassaolon.
Mitä ollaan tekemässä? Finpron esityksessä tuli jo paljon kohtia: kielitaito, kompetenssin saatavuus...
Tietoenatorin aikana: pystyykö uskottavasti menemään jonnekin kilpailemaan isojen yritysten kanssa henkilöstöstä eli työnantajamaine? Lisäksi myös kumppanilla tämä puoli tärkeä.
On mentävä yhtiötasolle miettimään ja vertailemaan.

"Olen oppinut, että on vaarallista ajatella, että tietty maa on jonkinlainen. Yritykset ja yrityskulttuurierot ovat valtavia. Viime kädessä henkilökemioilla on merkitystä. Aika syvälle joudutaan menemään ennen luotettavia päätöksiä."

Ignatieva:
Kumppanin tekemisen läpinäkyvyys: mitä aikoo tehdä, millä työkaluilla, miten.

Mikä on prosessi ja juridinen puoli? Jos pk-ohjelmistoyrityksellä on tarve, niin mitä tapahtuu?

Heikkinen:
Kumppani on asiakkaansa peilikuva. Jos on tuoteyhtiö, niin tulee tuotteisiin liittyviä vastuita ja niistä sovitaan. Palveluyhtiöllä nousevat paikalliseen asiakasrajapintaan liittyvät asiat.
Aikalailla normaalia projektimallia. Joku tietty porukka, joka on korvamerkitty tekemään asiakkaalle. Oleellista on, että opitaan yhdessä.
BOT-mallit: muutaman vuoden päästä siirtyy asiakkaalle. Usein asiakas kuitenkin huomaa, ettei haluakaan manageerata.

Gyursanszky:
Itse olen kokenut hyvänä, että olen johtoryhmissä mukana.
Juridinen maailma on mielenkiintoinen, ei tunnu pysyvän perässä. Ohjelmistoteollisuudessa ei voi määritellä tarkasti, joten resurssointijuridiikalla on pyritty tätä tekemään. Ketterät menetelmät, jotka ovat osoittautumassa tehokkaammiksi: asiakkaat haluavat näkyvyyttä. Tarvitaan uudistuksia sopimuskäytäntöihin.
Yhteinen road map -suunnittelu.
Paljon työtä on juristeille, jotta saadaan hyviä malleja käytäntöön.

Ignatieva:
Sopimuksessa pitäisi olla molempien puolien vastuut tarkasti ja yksityiskohtaisesti. Huomioitava teollisuusoikeudet ja takuut.

Heikkinen:
Kollaboraatiovälineet tarjoavat päivittäiseen toimintaan (Skypet ja muut ilmaiset menetelmä) hyviä ratkaisuja. Joka päivä voidaan katsoa, missä mennään. Seuranta ja kommunikaatio on dynaamista ja aktiivista.

Gyursanszky:
Haaste: tilaaja-toimittaja -asema ei suosi innovointia. Kun tehdään yhdessä saman päämäärän eteen töitä, niin sitoutumisen kautta voidaan saada hyvää jälkeä. Sitä ei oikein voi sopia, vaan rakentuu luottamuksen kautta.

Pk-yrityksellä on usein pieni organisaatio. Mitä haasteita se asettaa?

Heikkinen:
Usein vaihtoehto sille, että palkataan henkilöitä omille palkkalistoille. Vaikka omaakin porukkaa olisi, niin jotenkin sitäkin on johdettava. Ulkoistamisessa porukka on kauempana, joten korostuu yhteydenpito: pitää ajatella ja käsitellä kuin porukka olisi omalla palkkalistalla.

Gyursanszky:
Toimittajan on vaikea palvella hyvin, jos ei avaa tulevaisuutta. Kertomalla avoimesti tulevasta voi ja pitää vaatia eri tavalla toimittajalta.

Ignatieva:
Yhteistyön alusta lähtien alkaen on ymmärrettävä, mitä halutaan saavuttaa.
"Meillä usein tehdään niin, että laitetaan vapaaehtoinen dokumentti, jolla kirjataan erilaiset projektin yksityiskohdat, esim. kommunikointipolitiikat ja mitä tehdään erilaisissa tilanteissa. Ei ole juridinen, vaan työkalu, joka auttaa projektinjohtotasolla"

Mitä asiakkaan pitäisi vaatia? Muutama vinkki?

Gyursanszky:
Kuinka paljon tuotekehityskokemusta? Onko tuoteliiketoiminnan ymmärrys vahva? Silloin ymmärretään samoilla termeillä.
Onko laaja-alaista näkemystä tuotekehityksestä:

Heikkinen:
Lähtee tietysti tarpeesta, tilanteet voivat olla hyvin erilaisia, esim. aikataulut. Kun kumppanilla on kokemusta, niin se tuo ymmärrystä. Jos suunnitellaan markkinointiviestintää ja tehdään kampanjaa Hesarille, niin pitää olla Intiassa pitää olla AD, joka ymmärtää mainosmaailmaa.

Ignatieva:
Pitäisi kysyä myös laadunvarmistumenetelmiä, millaisia menetelmiä toimittajalla on tähän?